Polityka Prywatności - Zmianowo

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

ul. Sienkiewicza 73/6

90-057 Łódź, Polska

NIP: 732-177-90-60

REGON: 101551294

E-mail: kontakt@zmianowo-app.pl

Adres korespondencyjny: ul. Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych:

E-mail: barbara.adamska@brillnet-app.com

Adres: ul. Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź

3. Zakres zbieranych danych osobowych

W ramach świadczenia usługi Zmianowo przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

3.1 Dane konta użytkownika

• Adres e-mail
• Imię i nazwisko
• Stanowisko/rola w organizacji
• Numer telefonu (opcjonalnie)

3.2 Dane organizacji (pracodawcy)

• Nazwa firmy/organizacji
• NIP
• Adres siedziby
• Dane kontaktowe
• Branża (gastronomia)

3.3 Dane związane z grafikami i czasem pracy

• Grafiki zmianowe pracowników
• Godziny pracy (rozpoczęcie, zakończenie, przerwy)
• Dane o obecności i nieobecności
• Wnioski urlopowe i zwolnienia
• Historia zmian grafików

3.4 Dane pracowników wprowadzane przez pracodawcę

• Imiona i nazwiska pracowników
• Numery telefonów (do powiadomień SMS)
• Adresy e-mail
• Stanowiska i umiejętności
• Preferencje dostępności
• Stawki godzinowe (jeśli wprowadzone)

3.5 Dane generowane automatycznie

• Adres IP
• Logi aktywności w systemie (czas logowania, wykonywane operacje)
• Informacje o przeglądarce i urządzeniu (user agent)
• Dane o sesji i uwierzytelnieniu
• Geolokalizacja (tylko przy odbiciach czasu pracy, za zgodą)

3.6 Cookies i dane analityczne

• Cookies techniczne (niezbędne do działania serwisu)
• Cookies analityczne (za zgodą użytkownika)
• Identyfikatory sesji

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:

4.1 Świadczenie usługi (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• Utworzenie i utrzymanie konta użytkownika
• Umożliwienie korzystania z funkcji platformy Zmianowo
• Tworzenie i zarządzanie grafikami pracy
• Rejestracja czasu pracy i obecności
• Obsługa techniczna i wsparcie klienta
• Komunikacja dotycząca świadczonych usług
• Wysyłanie powiadomień o zmianach w grafikach

4.2 Uzasadniony interes administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Zapewnienie bezpieczeństwa systemu i danych
• Analiza i ulepszanie jakości usług
• Wykrywanie i zapobieganie oszustwom oraz nadużyciom
• Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
• Predykcja nieobecności (AI no-show prediction)

4.3 Wypełnienie obowiązków prawnych (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• Prowadzenie dokumentacji podatkowej i księgowej
• Odpowiadanie na żądania organów publicznych
• Przechowywanie danych wymaganych przez prawo pracy

4.4 Zgoda użytkownika (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• Cookies analityczne (Google Analytics)
• Geolokalizacja przy odbiciach czasu pracy
• Newsletter i informacje marketingowe

5. Podstawy prawne przetwarzania - podsumowanie

6. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

W celu świadczenia usługi Zmianowo korzystamy z usług następujących podmiotów przetwarzających dane (sub-procesorów):

7. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre z wykorzystywanych przez nas usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takich przypadkach stosujemy następujące środki zabezpieczające:

7.1 Transfer do USA

• Stripe: Stripe Inc. jest uczestnikiem EU-US Data Privacy Framework (DPF) oraz stosuje Standardowe Klauzule Umowne (SCCs).
• SendGrid/Twilio: Transfer odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCCs) przyjętych przez Komisję Europejską.
• Google Analytics: Transfer odbywa się wyłącznie za zgodą użytkownika, na podstawie EU-US DPF.
• Firebase: Google LLC jest uczestnikiem EU-US Data Privacy Framework (DPF).

7.2 Dodatkowe środki zabezpieczające

• Szyfrowanie danych w tranzycie (TLS 1.3)
• Szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256)
• Pseudonimizacja danych gdzie to możliwe
• Row-Level Security (RLS) w bazie danych

8. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Pani/Pana dane osobowe przez następujące okresy:

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie RODO przysługują Pani/Panu następujące prawa:

9.1 Prawo dostępu do danych (Art. 15 RODO)

Ma Pani/Pan prawo do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, oraz dostępu do tych danych i informacji o przetwarzaniu.

9.2 Prawo do sprostowania (Art. 16 RODO)

Ma Pani/Pan prawo do żądania sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

9.3 Prawo do usunięcia danych (Art. 17 RODO)

Ma Pani/Pan prawo do żądania usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") w określonych okolicznościach.

9.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO)

Ma Pani/Pan prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.

9.5 Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO)

Ma Pani/Pan prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (JSON, CSV).

9.6 Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO)

Ma Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora, w tym profilowania przez AI.

9.7 Prawo do wycofania zgody

W przypadku przetwarzania na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo do jej wycofania w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt:

• E-mail: kontakt@zmianowo-app.pl lub barbara.adamska@brillnet-app.com
• Adres: ul. Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź
• Poprzez ustawienia konta w aplikacji Zmianowo

Odpowiemy na Pani/Pana żądanie w ciągu 30 dni od jego otrzymania.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

ul. Stawki 2

00-193 Warszawa

https://uodo.gov.pl

kancelaria@uodo.gov.pl

11. Funkcje AI - predykcja nieobecności (no-show prediction)

11.1 Opis funkcji AI

Platforma Zmianowo wykorzystuje sztuczną inteligencję do:

• Predykcji ryzyka nieobecności pracowników na podstawie danych historycznych
• Sugerowania optymalnych grafików na podstawie wzorców dostępności
• Automatycznego wykrywania potencjalnych konfliktów w grafikach

11.2 Zasady przetwarzania przez AI

• Dane przetwarzane przez AI nie są używane do trenowania modeli - wykorzystujemy wyłącznie wstępnie wytrenowane modele
• AI analizuje wyłącznie dane historyczne konkretnej organizacji
• Przetwarzanie odbywa się na serwerach w UE
• Wszystkie decyzje AI mają charakter rekomendacyjny - ostateczna decyzja należy do menedżera

11.3 Przejrzystość AI

• Informujemy o wykorzystaniu AI w oznaczonych funkcjach
• Użytkownik ma możliwość weryfikacji i odrzucenia sugestii AI
• Na żądanie wyjaśnimy logikę działania algorytmu (Art. 22 ust. 3 RODO)
• Funkcje AI można wyłączyć w ustawieniach organizacji

11.4 Prawa związane z automatycznym podejmowaniem decyzji

Predykcja AI w Zmianowo ma charakter wyłącznie wspierający i nie prowadzi do automatycznego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec pracowników. Ostateczne decyzje o grafikach zawsze podejmuje człowiek (menedżer).

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych:

12.1 Środki techniczne

• Szyfrowanie danych w tranzycie (TLS 1.3)
• Szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256)
• Row-Level Security (RLS) w bazie danych PostgreSQL
• Multi-tenant isolation - dane organizacji są od siebie odseparowane
• Regularne kopie zapasowe
• Monitorowanie i wykrywanie anomalii (Sentry)
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (opcjonalne)

12.2 Środki organizacyjne

• Dostęp do danych ograniczony do upoważnionych osób
• Szkolenia z zakresu ochrony danych
• Procedury reagowania na incydenty
• Regularne audyty bezpieczeństwa

13. Informacje o zgodności z prawem pracy

13.1 Charakter informacyjny

Zmianowo zawiera wbudowane mechanizmy sprawdzające zgodność grafików z przepisami prawa pracy (polski Kodeks Pracy, amerykańskie regulacje Fair Workweek). Mechanizmy te mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej.

13.2 Odpowiedzialność pracodawcy

Ostateczna odpowiedzialność za zgodność grafików z przepisami prawa pracy spoczywa na pracodawcy (Organizacji). Zmianowo dostarcza narzędzia wspierające, ale nie zastępuje profesjonalnej konsultacji prawnej.

14. Pliki cookies

Szczegółowe informacje o plikach cookies znajdują się w Polityce Cookies.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy:

• Poprzez komunikat w serwisie Zmianowo
• Drogą e-mail (dla aktywnych użytkowników)

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresami:

• https://zmianowo-app.pl/pl/polityka-prywatnosci
• https://crewshift-app.com/en/privacy-policy

16. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt:

Brillnet - Piotr Adamski

E-mail: kontakt@zmianowo-app.pl

Adres: ul. Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź

Barbara Adamska

E-mail: barbara.adamska@brillnet-app.com