Regulamin Usługi Zmianowo

1. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

2. Postanowienia ogólne

2.1 Przedmiot Regulaminu

Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki korzystania z Usługi Zmianowo - platformy SaaS do planowania grafików pracy, ewidencji czasu pracy i zarządzania obecnością pracowników w branży gastronomicznej i innych sektorach z pracą zmianową.

2.2 Akceptacja Regulaminu

Korzystanie z Usługi oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Jeśli nie akceptujesz warunków Regulaminu, nie możesz korzystać z Usługi.

2.3 Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianach Użytkownicy będą informowani z 30-dniowym wyprzedzeniem poprzez:

• Komunikat w Platformie
• Wiadomość e-mail

Kontynuowanie korzystania z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza akceptację nowej wersji Regulaminu.

3. Zakres Usługi

3.1 Główne funkcje

Zmianowo umożliwia:

• Tworzenie i zarządzanie grafikami pracy (shift scheduling)
• Ewidencję czasu pracy (Time & Attendance)
• Obsługę wniosków urlopowych i nieobecności
• Automatyczne sprawdzanie zgodności z przepisami prawa pracy
• Predykcję nieobecności z wykorzystaniem AI
• Komunikację z pracownikami (powiadomienia o zmianach)
• Generowanie raportów

3.2 Compliance - charakter informacyjny

• Polski Kodeks Pracy (normy czasu pracy, odpoczynki dobowe i tygodniowe)
• Amerykańskie regulacje Fair Workweek (Seattle, Oregon, inne)

Mechanizmy te mają charakter wyłącznie informacyjny i:

• Nie stanowią porady prawnej
• Nie zastępują konsultacji z prawnikiem lub kadrową
• Nie zwalniają pracodawcy z odpowiedzialności za zgodność z przepisami

Ostateczna odpowiedzialność za zgodność grafików z prawem spoczywa na Organizacji (pracodawcy).

4. Rejestracja i Konto

4.1 Warunki rejestracji

Aby korzystać z Usługi, należy:

• Być osobą fizyczną o pełnej zdolności do czynności prawnych
• Posiadać upoważnienie do działania w imieniu Organizacji (dla Administratorów)
• Podać prawdziwe i aktualne dane podczas rejestracji
• Zaakceptować niniejszy Regulamin i Politykę Prywatności

4.2 Dane rejestracyjne

Podczas rejestracji wymagane są następujące dane:

• Adres e-mail (służy jako login)
• Imię i nazwisko
• Nazwa Organizacji
• NIP Organizacji (dla firm polskich)

4.3 Bezpieczeństwo Konta

Użytkownik jest odpowiedzialny za:

• Zachowanie poufności danych logowania
• Natychmiastowe informowanie o nieautoryzowanym dostępie do Konta
• Wszystkie działania podejmowane z użyciem swojego Konta

4.4 Role użytkowników

System przewiduje następujące role:

5. Subskrypcja i płatności

5.1 Plany subskrypcji

Usługa oferuje następujące plany:

5.2 Model cenowy - flat-rate

Zmianowo stosuje model flat-rate - stała opłata miesięczna niezależnie od liczby pracowników. Nie naliczamy opłat per-user ani per-seat.

5.3 Okres rozliczeniowy

• Subskrypcja miesięczna: rozliczana co miesiąc z góry
• Subskrypcja roczna: rozliczana co rok z góry według formuły 10x ceny miesięcznej (2 miesiące gratis)

5.4 Płatności

• Płatności dokonywane są za pośrednictwem Stripe Inc.
• Akceptowane metody płatności: karty płatnicze (Visa, Mastercard), przelewy BLIK, przelewy bankowe
• Dokument sprzedaży wystawiany jest automatycznie na dane Organizacji podane przy rejestracji

5.5 Okres próbny

Plan TRIAL-PRO zapewnia 14-dniowy bezpłatny okres testowy z pełnym dostępem do funkcji. Po zakończeniu okresu testowego Organizacja wybiera plan SINGLE-PRO lub MULTI-PRO.

5.6 Odnowienie subskrypcji

Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy, chyba że zostanie wypowiedziana zgodnie z sekcją 9.

5.7 Zmiany cen

Usługodawca może zmieniać ceny subskrypcji. O zmianach Organizacje będą informowane z 60-dniowym wyprzedzeniem. Nowe ceny obowiązują od kolejnego okresu rozliczeniowego.

6. Zasady korzystania z Usługi

6.1 Dozwolone użycie

Użytkownik może korzystać z Usługi wyłącznie w celu:

• Tworzenia i zarządzania grafikami pracy
• Ewidencjonowania czasu pracy
• Zarządzania obecnością i nieobecnością pracowników
• Komunikacji z pracownikami w zakresie grafików
• Generowania raportów dla celów kadrowo-płacowych

6.2 Zakazy

Zabrania się:

• Udostępniania danych logowania osobom trzecim
• Korzystania z Usługi w sposób naruszający prawo
• Wprowadzania treści nielegalnych lub naruszających prawa osób trzecich
• Próby obejścia zabezpieczeń lub nieautoryzowanego dostępu
• Wykorzystywania Usługi do celów konkurencyjnych
• Reverse engineeringu, dekompilacji lub dezasemblacji Platformy
• Przeciążania infrastruktury przez nadmierne obciążenie serwerów
• Automatycznego pobierania danych (scraping) bez zgody Usługodawcy
• Wprowadzania nieprawdziwych danych o czasie pracy pracowników

6.3 Odpowiedzialność za treść

Organizacja ponosi pełną odpowiedzialność za:

• Treść danych wprowadzanych do Usługi przez swoich Użytkowników
• Zgodność wprowadzanych grafików z przepisami prawa pracy
• Prawidłowość danych kadrowych pracowników

7. Prawa i obowiązki stron

7.1 Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do:

• Świadczenia Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem
• Utrzymania dostępności Usługi na poziomie 99.5% (SLA)
• Zapewnienia bezpieczeństwa danych zgodnie z najlepszymi praktykami
• Informowania o planowanych przerwach technicznych z minimum 24-godzinnym wyprzedzeniem
• Udzielania wsparcia technicznego zgodnie z wybranym planem

7.2 Obowiązki Użytkownika/Organizacji

Użytkownik i Organizacja zobowiązują się do:

• Korzystania z Usługi zgodnie z Regulaminem
• Podawania prawdziwych i aktualnych danych
• Terminowego regulowania płatności
• Nienaruszania praw własności intelektualnej
• Niezwłocznego informowania o zauważonych nieprawidłowościach
• Zapewnienia zgodności grafików z obowiązującym prawem pracy

7.3 Prawa Usługodawcy

Usługodawca ma prawo do:

• Czasowego zawieszenia dostępu do Usługi w celach konserwacyjnych
• Modyfikacji funkcjonalności Usługi
• Odmowy świadczenia Usługi podmiotom naruszającym Regulamin

8. Własność intelektualna

8.1 Własność Usługodawcy

Usługodawca zachowuje wszelkie prawa własności intelektualnej do:

• Platformy Zmianowo (kod źródłowy, interfejs, dokumentacja)
• Znaków towarowych i logotypów Zmianowo/CrewShift
• Algorytmów AI i modeli predykcyjnych
• Materiałów edukacyjnych i dokumentacji

8.2 Licencja na korzystanie

Organizacja otrzymuje ograniczoną, niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Usługi przez okres trwania Subskrypcji.

8.3 Własność danych Organizacji

Dane wprowadzone przez Organizację do Usługi pozostają własnością Organizacji. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

8.4 Zakaz kopiowania

Zabrania się kopiowania, modyfikowania lub dystrybucji jakichkolwiek elementów Platformy bez pisemnej zgody Usługodawcy.

9. Zawieszenie i wypowiedzenie

9.1 Wypowiedzenie przez Organizację

Organizacja może wypowiedzieć Subskrypcję:

• W dowolnym momencie ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego
• Poprzez ustawienia konta lub kontakt z obsługą klienta
• Niewykorzystany okres subskrypcji rocznej nie podlega zwrotowi, chyba że wypowiedzenie wynika z winy Usługodawcy

9.2 Wypowiedzenie przez Usługodawcę

Usługodawca może wypowiedzieć Subskrypcję w przypadku:

• Istotnego naruszenia Regulaminu przez Organizację lub Użytkowników
• Braku płatności przez 14 dni od terminu
• Z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z innych przyczyn

9.3 Zawieszenie Usługi

Usługodawca może czasowo zawiesić dostęp do Usługi w przypadku:

• Podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa
• Naruszenia Regulaminu
• Braku płatności (po 7 dniach od terminu)
• Siły wyższej

9.4 Skutki wypowiedzenia

Po zakończeniu Subskrypcji:

• Dostęp do Usługi zostaje zablokowany
• Dane Organizacji będą przechowywane przez 30 dni
• Na żądanie dane zostaną wyeksportowane w formacie JSON/CSV
• Po upływie okresu retencji dane zostaną trwale usunięte (z wyłączeniem danych wymaganych przez prawo)

10. Funkcje AI - Zastrzeżenie (Disclaimer)

10.1 Charakter funkcji AI

Platforma Zmianowo zawiera funkcje wykorzystujące sztuczną inteligencję, w tym:

• Predykcję ryzyka nieobecności (no-show prediction)
• Sugestie optymalnych grafików
• Automatyczne wykrywanie konfliktów

10.2 Ograniczenia odpowiedzialności AI

• Nie gwarantuje poprawności ani trafności predykcji AI
• Nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie sugestii AI
• Zaleca weryfikację wszystkich sugestii AI przez wykwalifikowany personel

10.3 Przetwarzanie danych przez AI

• Dane przetwarzane przez AI nie są wykorzystywane do trenowania modeli
• Przetwarzanie odbywa się zgodnie z Polityką Prywatności
• Organizacja może wyłączyć funkcje AI w ustawieniach

10.4 Brak automatycznego podejmowania decyzji

Funkcje AI w Zmianowo nie prowadzą do automatycznego podejmowania decyzji mających skutki prawne wobec pracowników. Wszystkie decyzje o grafikach, nieobecnościach i czasie pracy podejmuje człowiek (menedżer lub administrator).

11. Compliance - Zastrzeżenie prawne

11.1 Funkcje compliance

Zmianowo zawiera wbudowane mechanizmy weryfikujące zgodność grafików z:

• Polskim Kodeksem Pracy (czas pracy, odpoczynki, nadgodziny)
• Amerykańskimi regulacjami Fair Workweek (Seattle, Oregon, inne jurysdykcje)
• Przepisami FLSA (Fair Labor Standards Act)

11.2 Charakter informacyjny

Mechanizmy compliance mają wyłącznie charakter informacyjny:

• Sygnalizują potencjalne niezgodności
• Nie stanowią wiążącej interpretacji przepisów
• Nie zastępują porady prawnej
• Mogą nie uwzględniać wszystkich specyficznych regulacji branżowych

11.3 Odpowiedzialność pracodawcy

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Naruszenia prawa pracy przez Organizację
• Kary nałożone przez organy kontrolne (PIP, DOL)
• Roszczenia pracowników wynikające z niezgodnych z prawem grafików

12. Ograniczenie odpowiedzialności

12.1 Zakres odpowiedzialności

Usługodawca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za szkody wynikające z umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa, w zakresie dozwolonym przez prawo.

12.2 Wyłączenia odpowiedzialności

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Przerwy w działaniu Usługi wynikające z siły wyższej
• Utratę danych spowodowaną działaniem Użytkownika
• Szkody wynikające z nieautoryzowanego dostępu do Konta
• Decyzje kadrowe podjęte na podstawie danych z Usługi
• Wyniki i sugestie generowane przez funkcje AI
• Niezgodność grafików z przepisami prawa pracy
• Działanie lub niedziałanie usług podmiotów trzecich

12.3 Maksymalna odpowiedzialność

Maksymalna łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy nie przekroczy kwoty opłaconych przez Organizację subskrypcji za ostatnie 12 miesięcy.

12.4 Odszkodowanie (Indemnification)

Organizacja zobowiązuje się do zwolnienia Usługodawcy z odpowiedzialności za roszczenia osób trzecich (w tym pracowników) wynikające z:

• Naruszenia Regulaminu przez Organizację lub jej Użytkowników
• Treści wprowadzonych do Usługi
• Naruszenia przepisów prawa pracy
• Naruszenia praw pracowniczych

13. Poufność

13.1 Informacje poufne

Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z korzystaniem z Usługi, w szczególności:

• Danych pracowników i grafików
• Informacji biznesowych Organizacji
• Informacji technicznych o Platformie
• Warunków handlowych

13.2 Wyjątki

Obowiązek poufności nie dotyczy informacji:

• Publicznie dostępnych
• Ujawnionych na podstawie nakazu prawa
• Ujawnionych za pisemną zgodą drugiej strony
• Wymaganych przez organy kontrolne (PIP, ZUS, US)

14. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

14.1 Prawo właściwe

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu.

14.2 Rozstrzyganie sporów

Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane:

1. W drodze negocjacji i mediacji

2. W razie braku porozumienia - przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy (Łódź)

14.3 Konsumenci

Postanowienia ograniczające prawa konsumentów nie mają zastosowania do osób fizycznych korzystających z Usługi jako konsumenci w rozumieniu przepisów o ochronie konsumentów.

15. Postanowienia końcowe

15.1 Rozdzielność postanowień

Nieważność pojedynczych postanowień Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.

15.2 Całokształt umowy

Niniejszy Regulamin wraz z Polityką Prywatności, Polityką Cookies i ewentualnym DPA stanowi całokształt umowy między stronami.

15.3 Komunikacja

Komunikacja między stronami odbywa się:

• Drogą e-mail na adresy podane przy rejestracji
• Poprzez komunikaty w Platformie

15.4 Cesja

Organizacja nie może cedować praw i obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu bez pisemnej zgody Usługodawcy.

16. Kontakt

W sprawach związanych z Usługą prosimy o kontakt:

E-mail: kontakt@zmianowo-app.pl

Adres: ul. Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź

E-mail: support@zmianowo-app.pl

Godziny dostępności: Pon-Pt 9:00-17:00 CET