Zacznij od populacji objętej wymaganiem
Raport powinien pokazywać mianownik: wszystkie osoby, które w wybranym dniu lub okresie miały dane wymaganie. Bez tego wynik może wyglądać dobrze tylko dlatego, że pomija osoby nieprzypisane.
Zakres filtrów powinien być widoczny: jednostka, rola, lokalizacja, procedura, wersja i przedział dat. Użytkownik raportu musi wiedzieć, co zostało wyłączone.
Pokaż wyjątki i ich właścicieli
Najbardziej operacyjna część raportu to zaległości, niezaliczone próby, wygasające potwierdzenia i brak przypisania. Każdy wyjątek powinien prowadzić do osoby odpowiedzialnej i terminu następnego kroku.
Nie ukrywaj ponowień przez zastąpienie pierwszego wyniku ostatnim. Historia pokazuje, czy problem został wykryty i zamknięty.
- osoby objęte wymaganiem
- ukończenia i wyniki
- zaległości i niezaliczone próby
- terminy wygaśnięcia
- właściciele działań następczych
Zabezpiecz kontekst eksportu
Eksport powinien mieć datę, identyfikator lub sumę kontrolną oraz wskazanie użytych filtrów. Pozwala to odróżnić autentyczną migawkę od pliku zmienionego ręcznie po wygenerowaniu.
Dane osobowe ogranicz do zakresu potrzebnego odbiorcy. Raport dla audytora może wymagać innych pól niż widok dla kierownika zespołu.
Pytania, które warto zadać
Czy wystarczy raport zbiorczy z procentem?
Jest dobry do przeglądu kierowniczego, ale audyt zwykle wymaga możliwości zejścia do osób, wersji, wyników i wyjątków.
Jak długo przechowywać raporty?
Okres powinien wynikać z wymagań prawnych, kontraktowych i wewnętrznych zasad retencji. Raport nie powinien być przechowywany dłużej bez określonego celu.