Nadaj tożsamość źródłu i każdemu wydaniu
Oddziel stały identyfikator dokumentu od numeru wydania. Stały identyfikator łączy historię, a wersja wskazuje dokładną treść obowiązującą w danym czasie.
Zapisuj datę publikacji, wejścia w życie, właściciela i powód zmiany. Sam numer wersji nie wyjaśnia, czy zmiana wpływała na sposób wykonywania pracy.
Nie aktualizuj opublikowanego materiału w miejscu
Materiał szkoleniowy powinien mieć własne wydanie powiązane ze źródłem. Korekta po publikacji tworzy nowe wydanie, a nie cichą zmianę treści pod istniejącymi potwierdzeniami.
Pytania kontrolne także należą do wydania. Dzięki temu wynik zachowuje znaczenie, nawet jeżeli późniejszy test ma inny zakres lub próg.
- stały identyfikator dokumentu
- numer i data wydania źródła
- wersja materiału szkoleniowego
- wersja zestawu pytań i próg
- lista potwierdzeń przypisana do wydania
Podejmij jawną decyzję o ponownym szkoleniu
Nowe wydanie nie musi automatycznie unieważniać wszystkich wcześniejszych potwierdzeń. Właściciel powinien ocenić wpływ i zdecydować, które grupy wymagają ponownego szkolenia.
Zapis decyzji powinien obejmować uzasadnienie, grupę, termin oraz skutek dla poprzedniej ważności. To zapobiega zarówno nadmiernemu szkoleniu, jak i pozostawieniu istotnej zmiany bez reakcji.
Pytania, które warto zadać
Czy można poprawić literówkę bez nowego szkolenia?
Tak, jeżeli ocena wpływu potwierdza brak zmiany znaczenia. Sama korekta powinna jednak pozostać widoczna w historii dokumentu.
Co zrobić z potwierdzeniami wycofanej wersji?
Zachować jako zapis historyczny i jasno oznaczyć wydanie. Nie należy przepisywać ich do nowej wersji bez nowego działania lub udokumentowanej decyzji o równoważności.